Sekretariat Universitas

Sekretariat Universitas (SU) dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor UPI Nomor 3791/H40/KL/2007 tanggal 6 Juli 2007 sebagai gabungan dari UPT Hubungan Masyarakat dan Protokol, UPT Hubungan dan Pendidikan Internasional, UPT Bantuan Hukum, Subbagian Hukum dan Tatalaksana, dan Subbagian Tata Usaha pada BAUK. Sekretariat Universitas memiliki tugas pokok dan fungsi utama untuk menunjang kelancaran kegiatan ke dalam dan ke luar UPI BHMN di bidang administrasi kesekretariatan.

Secara rinci, tugas pokok dan fungsi Sekretariat Universitas adalah sebagai berikut:

1. Menyusun rencana penyelenggaraan kegiatan administrasi kesekretariatan yang meliputi kegiatan sekretariat, kerumahtanggaan, hukum, public relations, kerjasama kelembagaan, keamanan, dan ketertiban kampus, serta transformasi kelembagaan universitas.
2. Menyelenggarakan kegiatan administrasi kesekretariatan.
3. Menyelenggarakan kegiatan hukum.
4. Menyelenggarakan kegiatan public relations yang meliputi hubungan masyarakat, promosi, dan protokol.
5. Menyelenggarakan kegiatan kerja sama kelembagaan pada tingkat lokal, nasional, regional, dan internasional.
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan keamanan dan ketertiban kampus.
7. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan transformasi kelembagaan.
8. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam bidang administrasi kesekretariatan universitas kepada Rektor.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat Universitas (SU) dibantu oleh dua Divisi, dua Seksi, satu Office of International Education and Relations, dan satu Satuan Tugas dengan nama dan pimpinan sebagai berikut.

Kepala Sekretariat Universitas	:	Dr. Uman Suherman AS., M.Pd.
Kepala Seksi Sekretariat/Sub Bagian Tata Usaha	:	Dra. Rohayati
Kepala Seksi Kerumahtanggaan	:	Deden Kurnia, S.Sos.
Kepala Divisi Hukum	:	Endang, S.H.
Kepala Divisi Public Relations	:	(Berdasarkan Surat Tugas No. 0585/ H40/KP/2009, tugas Kepala Divisi Public Relations dirangkap oleh Kepala Sekretariat Universitas)
Kepala Divisi Keamanan dan Ketertiban Kampus (K3)	:	H. Wawa Kartiwa, S.H.
Kepala Office of International Education and Relations	:	Sri Harto, S.Pd., M.Pd.
Ketua Satuan Tugas Transformasi Kelembagaan	:	-

Tugas Kepala Seksi Sekretariat:

1. Menyusun rencana kegiatan Sekretariat Universitas.
2. Melaksanakan kegiatan Sekretariat Universitas.
3. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi kegiatan sekretariat kepada Rektor melalui Kepala Sekretariat Universitas.

Tugas Kepala Seksi Kerumahtanggaan:

1. Menyusun rencana dan kegiatan kerumahtanggaan tahunan.
2. Menerima surat masuk.
3. Memproses surat.
4. Mengarsipkan surat.
5. Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan.
6. Menginventarisasi dan memelihara sarana dan prasarana.
7. Mengusulkan penghapusan sarana dan prasarana.
8. Menyusun rencana kebutuhan biaya sesuai anggaran kegiatan di RKAT.
9. Memproses usulan Tunjangan Prestasi, Uang Makan, dan lain-lain.
   
10. Mengidentifikasi data kepegawaian.
11. Memproses perjalanan dinas.
12. Mengidentifikasi dan menginventarisasi aset dan fasilitas.
13. Menata keindahan dan kenyamanan kantor.
14. Menyusun laporan kegiatan kerumahtanggaan.

Tugas Kepala Divisi Hukum:

1. Menyusun rencana kegiatan dalam bidang hukum yang meliputi hukum peraturan perundang-undangan, hukum ketatalaksanaan, dan bantuan hukum.
2. Melaksanakan kegiatan hukum peraturan perundang-undangan, hukum ketatalaksanaan, dan bantuan hukum.
3. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam bidang hukum kepada Rektor melalui Kepala Sekretariat Universitas.
Tugas Kepala Divisi Public Relation:
1. Menyusun rencana kegiatan dalam bidang public relation yang meliputi hubungan masyarakat, promosi, dan protokol.
2. Melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat.
3. Melaksanakan kegiatan promosi.
4. Melaksanakan kegiatan protokol.
5. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam bidang Public Relation kepada Rektor melalui Sekretaris Universitas.

Tugas Kepala Divisi Keamanan dan Ketertiban Kampus (K3):

1. Menyusun rencana kegiatan dalam bidang keamanan dan ketertiban kampus.
2. Melaksanakan kegiatan keamanan kampus.
3. Melaksanakan kegiatan ketertiban kampus.
4. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam bidang keamanan, dan ketertiban dan keindahan  kampus kepada Rektor melalui Kepala Sekretariat Universitas.
   Tugas Kepala Office of International Education and Relations (OIER):
1. Mengembangkan dan melaksanakan hubungan dan kerjasama luar negeri.
2. Melakukan dan mengembangkan praseleksi (Pre-Departure Training Program) tenaga pengajar, tenaga administrasi, dan mahasiswa UPI ke luar negeri khususnya dalam kemampuan kebahasaan.
3. Memproses pengiriman tenaga pengajar, tenaga administrasi, dan mahasiswa UPI untuk belajar atau mengikuti kegiatan akademik lainnya di luar negeri.
4. Mengkoordinasikan dan membinan mahasiswa dan tenaga pengajar internasional yang belajar atau bertugas di UPI.
5. Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap proses pendaftaran mahasiswa internasional ke UPI.
6. Menyediakan layanan bimbingan dan memberikan dukungan program-program mahasiswa internasional.
   Ketua Satuan Tugas Transformasi Kelembagaan:
1. Menyusun rencana kegiatan dalam bidang transformasi kelembagaan universitas.
2. Melaksanakan kegiatan transformasi kelembagaan universitas.
3. Melaporkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam bidang keamanan, dan ketertiban dan keindahan  kampus kepada Rektor melalui Kepala Sekretariat Universitas.

Nama Unit	No. Ekstensi
Sekertariat Universitas (Kepala)
Seksi Kerumahtanggaan SU
Staff Sekertariat Universitas	3606
Kepala Sekurity	1130
Staff Sekurity	3586
Pos Jaga Main Gate	1121
Pos Jaga Barety	1112